EVDoc para contabilidade | GED e workflow
GED para contabilidade: documentos de clientes, versões e aprovações sob controle.
Organize os documentos de cada cliente, controle versões e prazos de guarda e acompanhe aprovações em um só ambiente, acessível pela internet.
Resposta direta
Para que serve um GED na contabilidade?
Escritórios e departamentos contábeis lidam com grandes volumes de documentos de vários clientes, cada um com prazos, responsáveis e regras de guarda. Um GED (gestão eletrônica de documentos) centraliza esses arquivos, define quem pode ver o quê e registra tudo o que acontece com cada documento.
O EVDoc combina GED, workflow e controle de versões em uma plataforma web. A equipe encontra o documento certo com rapidez, aprova etapas com rastreabilidade e mantém o ciclo de vida documental sob controle, do recebimento à guarda ou ao descarte.
Documentos organizados por cliente, área e tipo
Aprovações e tarefas acompanhadas em uma central
Histórico de versões e de alterações de cada documento
Documentos organizados por cliente, área e tipo
Quando faz sentido
Sinais de que sua contabilidade precisa de um GED.
Quando a organização depende de pastas pessoais e de memória, o risco cresce junto com a carteira de clientes.
Tempo perdido procurando
Encontrar um documento antigo de um cliente exige perguntar para várias pessoas e abrir várias pastas.
Versões espalhadas
Existem cópias diferentes do mesmo arquivo e ninguém tem certeza de qual é a vigente.
Prazos de guarda sem controle
Não há registro claro do que pode ser descartado e do que precisa ser mantido. Veja o artigo sobre tempo de guarda de documentos.
Acesso sem critério
Qualquer pessoa da equipe consegue abrir documentos de qualquer cliente.
Recursos do EVDoc
O que o EVDoc oferece para a rotina contábil.
Funcionalidades do EVDoc aplicadas ao dia a dia de quem lida com documentos de clientes.
Gestão de documentos
Centralize arquivos e conteúdos com taxonomia, pastas, metadados, tags e permissões por área.
Busca por conteúdo
Localize documentos por título, data, autor e pelo conteúdo do próprio arquivo.
Workflow e alçadas
Organize trâmites, tarefas, prazos e aprovações, com níveis e condições configuráveis.
Controle de versão
Registre o histórico de atualizações e preserve a integridade dos dados durante todo o ciclo de vida.
Visualizador seguro
Consulte documentos sem download, com visualização controlada, zoom e rotação.
Arquivo físico
Controle documentos em papel com códigos, indexação multinível, localização assistida e empréstimos.
Na prática
O caminho de um documento no EVDoc.
Um fluxo simples que a equipe consegue acompanhar do começo ao fim.
1. Recebe e classifica
O documento entra no sistema e é classificado por cliente, tipo e área responsável.
2. Encaminha para aprovação
O fluxo define responsáveis e prazos, e as pendências aparecem em uma central única.
3. Fica disponível a quem precisa
A equipe localiza o arquivo por busca, com acesso limitado pelas permissões definidas.
4. Segue o ciclo de vida
Vigências, guarda e descarte são acompanhados, com registro do que foi feito.
Para quem é
Para escritórios de contabilidade e áreas contábeis e fiscais de qualquer porte.
Não há porte mínimo. A EVSolid atende diretamente, e a plataforma é multiusuário e funciona pela internet, sem instalação em cada estação.
Escritórios de contabilidade
Carteira de clientes com muitos documentos, equipes por área e necessidade de rastreabilidade.
Departamentos contábeis e fiscais
Áreas internas que precisam organizar comprovantes, contratos e documentos de apoio.
Empresas com filiais
Operações que precisam compartilhar documentos entre matriz e unidades com controle de acesso.
Perguntas frequentes
Dúvidas sobre GED para contabilidade.
O que é GED para contabilidade?
É o uso de um sistema de gestão eletrônica de documentos para organizar, buscar, controlar versões e acessos e acompanhar o ciclo de vida dos documentos dos clientes de um escritório ou departamento contábil.
Dá para controlar quem acessa os documentos de cada cliente?
Sim. O EVDoc permite definir permissões por área, de modo que cada pessoa acesse apenas o que precisa.
O EVDoc também controla documentos em papel?
Sim. Há controle de arquivo físico com códigos, indexação multinível, localização assistida e gestão de empréstimos.
Como funcionam os prazos de guarda?
O ciclo de vida do documento pode ser acompanhado, com controle de vigências, descarte e alterações. Os prazos em si devem seguir a legislação e a política da sua organização.
Preciso instalar algo nos computadores?
Não. A plataforma funciona pela internet e é multiusuário.
Como contrato?
Diretamente com a EVSolid, sem intermediários. Fale com um especialista para conhecer o EVDoc.
Veja também
Continue explorando.
EVDoc
GED, workflow, ECM e gestão do conhecimento em uma única plataforma.
EVDoc na contabilidade
Como documentos e fluxos ficam sob controle em rotinas contábeis.
Tempo de guarda de documentos
Como definir por quanto tempo manter cada tipo de documento.
Próximo passo
Coloque os documentos dos seus clientes sob controle.
Fale com a EVSolid e veja como o EVDoc se encaixa na rotina do seu escritório ou departamento contábil.
